Βρείτε την κατάλληλη μέρα και ώρα για τις συναντήσεις σας με το Doodle
Έχετε βρεθεί ποτέ στην άβολη θέση να οργανώσετε μια συνάντηση με πολλούς συμμετέχοντες και να πρέπει να βολιδοσκοπήσετε τη διαθεσιμότητά τους ώστε να βρείτε την κατάλληλη ημέρα και ώρα; Ακούγεται απλό, αλλά είναι μπελάς.
To Doodle είναι μια online εφαρμογή που διευκολύνει την όλη διαδικασία, επιτρέποντάς σε εσάς, ως διοργανωτή της συνάντησης, να δημιουργήσετε έναν πίνακα με τις διαθέσιμες ημέρες και ώρες και στους συμμετέχοντες να δηλώσουν τη διαθεσιμότητά τους. Το πλεονέκτημα; Αποφεύγετε τα πολλά τηλέφωνα και τις ανταλλαγές (συχνά αδιέξοδων) ομαδικών e-mail. Τα βασικά χαρακτηριστικά που κάνουν το Doodle εξαιρετικά πρακτική λύση, μπορούν να συνοψιστούν στα εξής:
Η δημιουργία του πίνακα ημερών / ωρών είναι πανεύκολη και γρήγορη διαδικασία: Απλά κάνετε την εγγραφή (μόνο εσείς, ως ο διοργανωτής), δημιουργείτε ένα νέο γεγονός (το Doodle είναι μεταφρασμένο και στα Ελληνικά), επιλέγετε τις πιθανές ημερομηνίες και τις ώρες κατά τις οποίες μπορεί να πραγματοποιηθεί το γεγονός, αν χρειαστεί ρυθμίζετε τις επιλογές του πίνακα (“ψήφισμα”, στην ορολογία του Doodle) και …αυτό ήταν! Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να στείλετε το link που δημιουργήθηκε στους υποψήφιους συμμετέχοντες.- Δεν χρειάζεται εγγραφή από κανέναν άλλο εκτός του διοργανωτή. Για την ακρίβεια, οι υπόλοιποι δεν χρειάζεται καν να δώσουν το e-mail τους ή το πλήρες όνομά τους. Απλά επισκέπτονται τη διεύθυνση και δηλώνουν τη διαθεσιμότητά τους. Μάλλον αυτό είναι το πιο πρακτικό χαρακτηριστικό της εφαρμογής.
- Οι συμμετέχοντες έχουν τη δυνατότητα να ανεβάσουν απευθείας σχόλια ή διευκρινίσεις.
- Υπάρχει η δυνατότητα σύνδεσης του Doodle με πολλά δημοφιλή ημερολόγια όπως αυτά του Outlook και του Lotus Notes αλλά και με iCal, Google Calendar, Yahoo! Calendar κ.α. (τη συγκεκριμένη λειτουργικότητα δεν τη δοκίμασα πάντως).
- Επιπλέον, το Doodle μπορεί να χρησιμεύσει και στην περίπτωση που θέλετε να δημιουργήσετε γενικού τύπου δημοσκοπήσεις (π.χ. “κιθαρίστας ή ντράμερ” :Ρ).
Το μοναδικό μειονέκτημα που βρήκα στη δωρεάν έκδοση του Doodle είναι πως οποιοσδήποτε έχει τη διεύθυνση της δημοσκόπησης μπορεί να συμμετάσχει. Δεν το θεωρώ πάντως ιδιαίτερα προβληματικό, αφού το url αποτελείται από γράμματα σε τυχαία σειρά, ώστε να είναι σχεδόν απίθανο να το μαντέψει κανείς. Άλλωστε, οι συμμετέχοντες δεν χρειάζεται να δηλώσουν τα ονόματά τους (μπορούν να χρησιμοποιήσουν μόνο τα μικρά ή ακόμη και ψευδώνυμα), ώστε να τεθεί ιδιαίτερο θέμα προσωπικών δεδομένων, ενώ και ο διαχειριστής διατηρεί το δικαίωμα να κρύψει τις επιλογές των συμμετεχόντων και να τις βλέπει μόνο ο ίδιος και κανείς άλλος.
Η PRO έκδοση της εφαρμογής προσφέρει δυνατότητες επιβεβαίωσης της ταυτότητας των συμμετεχόντων, αφαίρεση των διαφημίσεων, παραμετροποίηση της εμφάνισης, κρυπτογράφηση κ.α.
Ηλεκτρονική διεύθυνση: http://www.doodle.com/
GanttProject: Άλλη μια εναλλακτική του MS Project
Το GanttProject είναι άλλο ένα δωρεάν και open source πρόγραμμα με το οποίο μπορείτε να υποκαταστήσετε ή και να αντικαταστήσετε τελείως το Microsoft Project. Σε σύγκριση με το OpenProj θα έλεγα πως έχει πιο όμορφο και «συμμαζεμένο» interface, το οποίο είναι μεταφρασμένο και στα ελληνικά.
Υστερεί, ωστόσο, στο ότι δεν έχει portable / standalone έκδοση, ενώ άβολο είναι και το γεγονός ότι τα αρχεία που έχουν δημιουργηθεί με το MS Project πρέπει να εισαχθούν με την επιλογή «import» και όχι μέσω του «open file».
Αν πάντως ψάχνετε για υποκατάστατο του MS Project, αυτά τα δύο προγράμματα αξίζουν σίγουρα μια δοκιμή, ώστε να καταλήξετε σε αυτό που σας ταιριάζει περισσότερο.
Ηλεκτρονική διεύθυνση: http://ganttproject.biz/
OpenProj: Η δωρεάν εναλλακτική στο MS Project
To OpenProj είναι μια δωρεάν, open-source λύση στο θέμα του project management. Πρόκειται για μια αξιοπρεπέστατη εναλλακτική του γνωστού Microsoft Project που, έστω κι αν υστερεί σε πλήθος δυνατοτήτων, είναι ωστόσο ιδανικό για όσους δεν έχουν μεγάλες απαιτήσεις και δεν είναι διατεθειμένοι να πληρώσουν για εμπορικές λύσεις.
Το OpenProj μπορεί να ανοίξει και να επεξεργαστεί αρχεία που έχουν δημιουργηθεί με το MS Project, ενώ στα πλεονεκτήματά του συγκαταλέγεται και το ότι διατίθεται και σε standalone έκδοση, η οποία δεν χρειάζεται εγκατάσταση και λειτουργεί ανεξαρτήτως λειτουργικού συστήματος.
Ηλεκτρονική διεύθυνση: http://openproj.org/openproj
